La commune de Melle emploie 75 personnes. Les services municipaux sont au nombre de six :
- Direction générale ;
- Centre technique municipal ;
- Relations aux habitants ;
- Service Ressources et moyens ;
- Service Aménagement ;
- Service Développement Local et Education Populaire.
- A cela s'ajoute le Centre communal d'action sociale (CCAS) avec trois agents contractuels.
Les missions principales des six services :
Service relations aux habitants
- Accueillir, orienter et renseigner le public ;
- Recueillir et traiter les demandes d'actes d’état civil (formulaires en ligne ) : déclarations de naissances, transcriptions de décès, reconnaissances de paternité, déclarations de changement de nom, publications de mariages, préparations des dossiers de mariages, élaboration des livrets de famille et duplicata, instruction des demandes de carte d’identité, de passeports biométriques, de titre de séjour, de nationalité française, autorisation de sorties du territoire pour les mineurs, attestations d’accueil ; baptêmes civils ; ventes de concessions dans les cimetières ; arrêtés de voiries et autorisations diverses (manifestations, déménagements…) ; réservation de salles municipales, demande de carte grises, recensement militaire ; inscriptions scolaires ;
- Coordonner l’ensemble des actions liées aux élections politiques et au recensement de la population (fichier électoral, organisation matérielle des élections et du recensement).
Service dirigé par Caroline Flament.
Service aménagement
- Conduite des projets en matière de planification et d’aménagement urbain conformément aux demandes des élus ;
- Élaboration des Marchés publics ; élaboration d’outils d’aide à la décision (aide à la définition des besoins, rechercher de financements ; dossiers de demandes de subvention ;
- Mise en œuvre des projets des élus (mises en concurrence, analyses des offres reçues, suivi du travail de la commission d’appels d’offres, suivi administratif et financier) ;
- Recueillir et traiter les demandes d’urbanisme : permis de construire, permis d’aménager, de démolir, déclarations préalables de travaux, autorisations de travaux pour établissements recevant du public, certificats d’urbanisme d’information et opérationnels et divers renseignements d’urbanisme (arrêté alignement, certificat numérotage, etc.) ; autorisations de travaux pour établissements recevant du public ; demandes relatives aux lotissements communaux / Renseigner les administrés sur les subventions possibles au titre « des Petites cités de caractère » et « Fondation du Patrimoine » / Assurer l’assistance du chargé de mission Aménagement urbain.
Service dirigé par Sara Nurse
Service développement local et éducation populaire
Organisation et mise en œuvre de la politique élaborée par les élus en matière de vie associative, jeunesse, culture, tourisme et communication.
- Vie associative : traitement les dossiers de demandes de subventions (de fonctionnement annuel, exceptionnelles) Subventions aux associations, suivi des Réservations de salles et de matériel ; accompagnement de la vie sportive de la commune (garantir la sécurité et l’hygiène des Équipements sportifs, répondre aux besoins des associations sportives en matière de logistique matérielle, besoins en créneaux d’utilisation ; gérer les plannings et les clés des diverses installations sportives) ;
- Culture : Relations avec les organisateurs d’évènements sur la ville ; Salle Le Metullum : régie technique et accueil des intervenants et des artistes au Metullum ; Organisation d'évènements portés par la ville (rechercher de financements ; mise en œuvre et bilans) ;
Promotion des événements organisés par le service Médiathèque ; - Tourisme : Promotion des patrimoines bâti et végétal de la ville ; relations avec les offices de tourisme ;
Promotion de la ville lors de manifestations organisées dans la salle Le Metullum ; promotion du camping et du gîte d’étape ; - Jeunesse : Mise en œuvre des Pass'sport et pass'culture, et bilans ; mise en œuvre du Chantier Jeunes annuel porté par le Centre socio-culturel du Mellois ainsi que du Chantier International de Jeunes annuel porté par la ville ;
- Communication : Relations avec la presse, rédaction d’articles (Vivre à Melle, site internet de la ville), cadeaux aux invités, réseau d’affichage municipal ; mise en œuvre de la logistique des inaugurations, de l’accueil officiel d’invités de la ville ; préparation d’éléments de discours pour les élus ; relations internationales en lien avec le Comité de jumelage ; Relations graphistes, imprimeurs.
Réalisation de maquettes de supports de communication (animations estivales ; affiche 14 juillet …). - La Médiathèque qui a les missions suivantes : Accéder au contenu de la Médiathèque ;
- Accueil du public aux heures d’ouverture (prêt/retour des documents ; conseils de lecture ; rangement et vérification du classement des ouvrages) ;
- Élaboration de la base de données des ressources documentaires (sélection et acquisition ; enregistrement des ouvrages ; couverture et encodage) ;
- Programmation de manifestations en lien avec la lecture et l’écriture ;
- Accueil des classes à la médiathèque (visite, renseignements et animations autour du livre ; prêts de documents et suivi des emprunts) ;
- Traitement du fonds ancien local (catalogage informatisé et dépouillement ; renseignements et orientation du public dans les recherches historiques précises ; mise en valeur du fonds) ;
- Assistance du SPIP (service pénitencier d’insertion professionnelle), dans le cadre de la convention en vigueur (rencontrer et former le détenu au métier de bibliothécaire et au logiciel spécialisé de bibliothèque).
Service dirigé par Sébastien Mathieu
Service ressources et moyens
Comptabilité
- Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes des divers budgets (commune, CCAS, et leurs budgets annexes) ;
- Assurer le suivi des budgets gérés par la commune, effectuer certains bilans financiers et fournir aux différents services les éléments nécessaires à l’élaboration de bilans ; suivi des lignes de crédits et de différents états (FCTVA, inventaire,…) ; tenue de tableaux de bord comptables ;
- Elaboration et le suivi de l'exécution budgétaire des délibérations relatives à la comptabilité ;
- Suivre la partie budgétaire des marchés publics élaborés par la responsable du Service aménagement ;
- Relations avec les assureurs (déclarations de sinistres) ;
- Gestion du patrimoine immobilier (locations de logements, de commerces et de bureaux) : suivi et renouvellement des baux ;
- Relation avec les prestataires auprès de la commune en matière de téléphonie et d'informatique.
Gestion du personnel
- Paies mensuelles, déclarations uniques d’embauche, déclarations aux caisses de retraite, dossiers administratifs des apprentis ; mises à jour des dossiers individuels de carrière (avancement d’échelons, de grade ; promotions internes) ;
- Mise en œuvre des formations des agents ;
- Mise en oeuvre des opérations de recrutement de personnel ;
- Mise en oeuvre administrative du fruit du dialogue social (CHSCT, Comité technique,...).
Service dirigé par Adeline Schneider
La direction générale
La Directrice générale des services a pour principales missions de :
- Contribuer à la définition des orientations de la collectivité sous la responsabilité du Maire
- Diriger les services et piloter l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies
- Piloter les responsables de service :
- en déterminant les conditions de faisabilité des projets des élus (faisabilité des projets et appréciation des risques juridiques ou financiers ; conseil) ;
- en menant la conduite des projets (suivi de l’avancée des projets ; comptes-rendus aux élus ; alertes) ;
- en animant la politique des ressources humaines de la collectivité en lien avec le Maire (adaptation de l’organisation aux objectifs poursuivis ; mobilisation des équipes)
- en supervisant la conduite du dialogue social (conduite de changement dans une logique de service public et dans un climat social apaisé et respectueux, basé sur le dialogue et la prévention/résolution d’éventuels conflits) ;
- en assurant la veille réglementaire et prospective (mobiliser les sources d’information et les réseaux pertinents ; alerter).
La secrétaire de direction
- Tâches administratives liées au Conseil Municipal ; agenda du maire ; sécrétaire du maire
La Police municipale
- Être force de proposition du Maire dans le cadre de la prévention de crises (problème de voisinage, usages de l’espace public, manifestations)
- Rechercher et constater les anomalies et les infractions sur Melle
- Effectuer des enquêtes administratives (sur demande de divers organismes : hôpital, impôts, huissiers, gendarmerie)
- Effectuer des enquêtes de voisinage dans le cadre de la médiation des conflits à la demande du Maire
- Repérer et signaler les animaux errants
- Distribuer le courrier
- Organiser les Marchés hebdomadaires, les foires, l’accueil de cirques
- Organiser les réceptions de la mairie
- Participer à la préparation matérielle des opérations électorales
Service dirigé par Xavier Perrin
Service propreté des bâtiments
- d’assurer le nettoyage des locaux municipaux (administratifs, techniques, sportifs...) pour le bien-être des utilisateurs
Service dirigé par David Barbari
Le centre technique municipal
Pôle VRD (voirie-réseaux divers) - Logistique
- Mise en oeuvre de la logistique matérielle des fêtes, manifestations et cérémonies
- Entretien et maintien en bon état des chaussées et accessoires
- Propreté des voies et espaces publics
- Peinture et signalisation routière
Pôle Patrimoine bâti et voirie
Les corps de métiers représentés sont : maçonnerie, plomberie-chauffage, électricité, peinture bâtiments et sols, mécanique générale, menuiserie, carrelage, isolation et ferronnerie.
Mise en œuvre des projets dans le secteur technique
- Etablir et chiffrer en terme de coût et de temps un programme d'opération
- Réaliser les travaux en régie
- Rédiger des demandes de devis ; faire respecter les clauses d'un marché dans sa mise en oeuvre
- Organiser et superviser les chantiers ;
- Gestion du patrimoine de la collectivité
- Maintenir le bon état et la sécurité des bâtiments et voiries
- Garantir la mise en œuvre des marchés d’entretien et de maintenance
- Gestion du matériel de la collectivité
- Assurer la maintenance préventive et curative du matériel communal
- S'assurer de la sécurité et de la santé du personnel et des usagers lors de l'utilisation et de la maintenance du matériel
- Organiser et mettre en oeuvre la gestion des stocks du Centre Technique municipal
Pôle Patrimoine végétal
(espaces verts urbains, stades, chemin de la découverte, voiries et cimetières)
- Mettre en œuvre l’embellissement du cadre de vie de la commune
- Mettre en œuvre la politique environnementale des élus : politique de lutte contre l’usage de pesticides, Trames verte et bleue, Atlas de la Biodiversité Communale, Labels (Commune sans pesticide, Villes et villages fleuris ; collections végétales labellisées) Prix, labels
- Fauchage et élagage des dépendances voiries
- Effectuer l’entretien des espaces verts et naturels dans le respect de la qualité écologique et paysagère (production végétale, création des massifs, tonte, taille, débroussaillage)
- Organiser et mettre en œuvre des dispositifs de valorisation du patrimoine naturel de la ville par des expositions temporaires et permanentes, en s’appuyant sur les collections et la biodiversité
- Sensibiliser les publics (ateliers, parcours pédagogiques et diffusion de documents d’information ; visites guidées sur le chemin de la Découverte)
- Botanique (base de données et de photothèque de l’Arboretum ; plans de situation des arbre ; étiquetage ; veille sanitaire de l’état des plantes
Le service comporte également deux secrétaires et forme des apprentis.
Service dirigé par François Fernandez
