Site officiel de la mairie de Melle en Deux-Sèvres

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Au 31 décembre 2015, la ville de Melle emploie 53,5 Equivalents Temps Plein. Les services municipaux sont au nombre de quatre : administratif, technique, médiathèque, entretien. A cela s'ajoute le Centre communal d'action sociale (CCAS) - un agent à temps plein.

Télécharger l'organigramme des services municipaux (Pdf, 43 Ko, 1 page)

 Le service administratif de la mairie est organisé en six Pôles dont les missions principales sont les suivantes :

Pôle Accueil - État civil - Droit de sols

  • Accueillir,  orienter et renseigner le public
  • Recueillir et traiter les demandes d'actes d’état civil (formulaires en ligne ) : déclarations de naissances, transcriptions de décès, reconnaissances de paternité, déclarations de changement de nom, publications de mariages, préparations des dossiers de mariages, élaboration des livrets de famille et duplicata, traitements de demandes de carte d’identité, de passeports biométriques, de titre de séjour, de nationalité française, autorisations de sorties du territoire pour les mineurs, attestations d’accueil ; baptêmes civils ; ventes de concessions  dans les cimetières ; arrêtés de voiries et autorisations diverses (manifestations, déménagements…) ; réservations de salles municipales, demandes de cartes grises, recensement militaire / Aider les habitants dans leurs recherches généalogiques
  • Recueillir et traiter les demandes d’urbanisme : permis de construire, permis d’aménager, de démolir, déclarations préalables de travaux, autorisations de travaux pour établissements recevant du public, certificats d’urbanisme d’information et opérationnels et divers renseignements d’urbanisme (arrêté alignement, certificat numérotage, etc.) ; autorisations de travaux pour établissements recevant du public ; demandes relatives aux lotissements communaux / Renseigner les administrés sur les subventions possibles au titre « des Petites cités de caractère » et « Fondation du Patrimoine » / Assurer l’assistance du chargé de mission Aménagement urbain
  • Coordonner l’ensemble des actions liées aux élections politiques et au recensement de la population (fichier électoral, organisation matérielle des élections et du recensement)
  • Secrétariat des élus : suivi des délibérations du Conseil municipal et des arrêtés du Maire, de l’agenda électronique du Maire ; courriers

Pôle Police municipale

Être force de proposition du Maire dans le cadre de la prévention de crises (problème de voisinage, usages de l’espace public, manifestations)

  • Rechercher et constater les anomalies et les infractions  sur Melle
  • Effectuer des enquêtes administratives (sur demande de divers organismes : hôpital, impôts, huissiers, gendarmerie)
  • Effectuer des enquêtes de voisinage dans le cadre de la médiation des conflits à la demande du Maire
  • Repérer et signaler les animaux errants
  • Distribuer le courrier
  • Organiser les Marchés hebdomadaires, les foires, l’accueil de cirques
  • Organiser les réceptions de la mairie
  • Assurer l’accueil au camping (début et fin de saison)
  • Participer à la préparation matérielle des opérations électorales

 Pôle Aménagement urbain

  • Conduite des projets en matière de planification et d’aménagement urbain conformément aux demandes des élus
  • Élaboration des Marchés publics ; élaboration d’outils d’aide à la décision (aide à la définition des besoins, rechercher de financements ; dossiers de demandes de subvention
  • Mise en œuvre des projets des élus (mises en concurrence, analyses des offres reçues, suivi du travail de la commission d’appels d’offres, suivi administratif et financier)

Pôle Vie associative, culture et tourisme

Organisation et mise en œuvre de la politique élaborée par les élus en matière de vie associative, jeunesse, culture, tourisme et communication

  • Vie associative : traitement les dossiers de demandes de subventions (de fonctionnement annuel, exceptionnelles) Subventions aux associations, suivi des Réservations de salles et de matériel ; accompagnement de la vie sportive de la commune (garantir la sécurité et l’hygiène des Équipements sportifs, répondre aux besoins des associations sportives en matière de logistique matérielle, besoins en créneaux d’utilisation ; gérer les plannings et les clés des diverses installations sportives)
  • Culture : Relations avec les organisateurs d’évènements sur la ville ; Salle Le Metullum : régie technique et accueil des intervenants et des artistes au Metullum ; Organisation d'évènements portés par la ville (rechercher de financements ; mise en œuvre et bilans) 
    Promotion des événements organisés par le service Médiathèque
  • Tourisme : Promotion des patrimoines bâti et végétal de la ville ; relations avec l’Office de tourisme du Pays mellois
    Promotion de  la ville lors de manifestations organisées dans la salle Le Metullum ; promotion du camping et du gîte d’étape
  • Jeunesse : Mise en œuvre des Pass'sport et pass'culture, et bilans ; mise en œuvre du Chantier Jeunes annuel porté par le Centre socio-culturel du Mellois ainsi que du Chantier International de Jeunes annuel porté par la ville
  • Communication : Relations avec la presse, rédaction d’articles (Vivre à Melle, site internet de la ville), cadeaux aux invités, réseau d’affichage municipal ; mise en œuvre de la logistique des inaugurations, de l’accueil officiel d’invités de la ville ; préparation d’éléments de discours pour les élus ; relations internationales en lien avec le Comité de jumelage ; Relations graphistes, imprimeurs
    Réalisation de maquettes de supports de communication (animations estivales ; affiche 14 juillet …)

Pôle Comptabilité

  • Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes des divers budgets (commune, CCAS, et leurs budgets annexes)
  • Assurer le suivi des budgets gérés par la commune, effectuer certains bilans financiers et fournir aux différents services les éléments nécessaires à l’élaboration de bilans ; suivi des lignes de crédits et de différents états (FCTVA, inventaire,…) ; tenue de tableaux de bord comptables
  • Assister la directrice des services dans l’élaboration et le suivi de l’exécution budgétaire des délibérations relatives à la comptabilité
  • Suivre la partie budgétaire des marchés publics élaborés par le responsable du Pôle Aménagement urbain
  • Relations avec les assureurs (déclarations de sinistres), avec les prestataires en téléphonie et informatique

Pôle Gestion du personnel

  • Paies mensuelles, déclarations uniques d’embauche, déclarations aux caisses de retraite, dossiers administratifs des apprentis ; mises à jour des dossiers individuels de carrière (avancement d’échelons, de grade ; promotions internes)
  • Mise en œuvre des formations des agents
  • Rédaction et mises à jour des fiches de poste des agents
  • Élaboration des plannings annuels de travail des agents du service Entretien ; rédaction et mise en œuvre des protocoles de ménage

 

Le centre technique municipal est organisé en deux pôles dont les missions principales sont les suivantes :

Pôle Patrimoine bâti et voirie

Les corps de métiers représentés sont : maçonnerie, plomberie-chauffage, électricité, peinture (bâtiments et voies de circulations) et sols, mécanique générale, menuiserie, propreté des voies et espaces publics

Mise en œuvre des projets dans le secteur technique

  • Établir et chiffrer en terme de coût et de temps un programme d’opération
  • Rédiger des demandes de devis; faire respecter les clauses d’un marché dans sa mise en œuvre
  • Organiser et superviser les chantiers ;

Gestion du patrimoine de la collectivité

  • Maintenir le bon état et la sécurité des bâtiments et voiries
  • Garantir la mise en œuvre des marchés d’entretien et de maintenance

Gestion du matériel de la collectivité

  • Assurer la maintenance préventive et curative du matériel communal
  • S’assurer de la sécurité et de la santé du personnel et des usagers lors de l’utilisation et de la maintenance du matériel
  • Organiser et mettre en œuvre la gestion des stocks du Centre technique municipal

Pôle Patrimoine végétal

(espaces verts urbains, stades, chemin de la découverte, voiries)

  • Mettre en œuvre l’embellissement du cadre de vie de la commune
  • Mettre en œuvre la politique environnementale  des élus : politique de lutte contre l’usage de pesticides, Trames verte et bleue, Atlas de la Biodiversité Communale, Labels (Commune sans pesticide, Villes et villages fleuris ; collections végétales labellisées) Prix, labels
  • Effectuer l’entretien des espaces verts et naturels dans le respect de la qualité écologique et paysagère (production végétale, création des massifs, tonte, taille, débroussaillage
  • Organiser et mettre en œuvre des dispositifs de valorisation du patrimoine naturel de la ville par des expositions temporaires et permanentes, en s’appuyant sur les collections et la biodiversité
  • Sensibiliser les publics (ateliers, parcours pédagogiques et diffusion de documents d’information ; visites guidées sur le chemin de la Découverte)
  • Botanique (base de données et de photothèque de l’Arboretum ; plans de situation des arbre ; étiquetage ; veille sanitaire de l’état des plantes

Tâches communes aux deux Pôles

  •  Formation de deux apprentis
  • Mise en oeuvre de la logistique matérielle des fêtes et cérémonies

Le service Médiathèque a les missions principales suivantes :

Accéder au contenu de la Médiathèque

  • Accueil du public aux heures d’ouverture (prêt/retour des documents ; conseils de lecture ; rangement et vérification du classement des ouvrages)
  • Élaboration de la base de données des ressources documentaires (sélection et acquisition ; enregistrement des ouvrages ; couverture et encodage)
  • Programmation de manifestations en lien avec la lecture et l’écriture
  • Accueil des classes à la médiathèque (visite, renseignements et animations autour du livre ; prêts de documents et suivi des emprunts)
  • Traitement du fonds ancien local (catalogage informatisé et dépouillement ; renseignements et orientation du public dans les recherches historiques précises ; mise en valeur du fonds)
  • Assistance du SPIP (service pénitencier d’insertion professionnelle), dans le cadre de la convention en vigueur (rencontrer et former le détenu au métier de bibliothécaire et au logiciel spécialisé de bibliothèque)

 Le service Entretien a pour principale mission:

  • d’assurer le nettoyage des locaux municipaux (administratifs, techniques, sportifs...) pour le bien-être des utilisateurs.

 

La Directrice générale des services a pour principales missions de :

  • Contribuer à la définition des orientations de la collectivité sous la responsabilité du Maire
  • Diriger les services et piloter l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies
  • Piloter les responsables de service / Être responsable direct du service administratif et du service Entretien

    - en déterminant les conditions de faisabilité des projets des élus (faisabilité des projets et appréciation des risques juridiques ou financiers ; conseil) ;
    - en menant la conduite des projets (suivi de l’avancée des projets ; comptes-rendus aux élus ; alertes) ;
    - en animant la politique des ressources humaines de la collectivité en lien avec le Maire (adaptation de l’organisation aux objectifs poursuivis ; mobilisation des équipes)
    - en supervisant la conduite du dialogue social (conduite de changement dans une logique de service public et dans un climat social apaisé et respectueux, basé sur le dialogue et la prévention/résolution d’éventuels conflits) ;
    - en assurant la veille réglementaire et prospective (mobiliser les sources d’information et les réseaux pertinents ; alerter).

 

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